ISO 14001 là tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu về hệ thống quản lý môi trường (EMS), giúp cải thiện hiệu suất và danh tiếng về môi trường của công ty. Tuy nhiên, quá trình triển khai ISO 14001 thường đầy rẫy những cạm bẫy có thể làm suy yếu hiệu quả của EMS. Bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam sẽ chia sẻ về những lỗi thường gặp ISO 14001.
ISO 14001 là gì?
ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý môi trường (EMS – Environmental Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên Toàn cầu.
Tiêu chuẩn ISO 14001 cung cấp một khuôn khổ cho các tổ chức thiết kế và triển khai hệ thống quản lý môi trường cũng như liên tục cải thiện hiệu suất môi trường nhằm đáp ứng các quy định của pháp luật. Tiêu chuẩn này áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào không phân biệt loại hình, quy mô hay loại sản phẩm/dịch vụ mà tổ chức cung cấp.
Tiêu chuẩn ISO 14001 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 14000 được ban hành vào năm 1996 và thời điểm hiện tại đã có 3 phiên bản chính thức ra đời. Các phiên bản đó lần lượt là ISO 14001:1996; ISO 14001:2004 và ISO 14001:2015.
Tiêu chuẩn ISO 14001 được xây dựng dựa trên chu trình PDCA. Chu trình PDCA là cụm từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act tượng trưng cho 4 giai đoạn bao gồm:
- Plan-Kế hoạch: Đặt mục tiêu, xác định các quy trình và nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
- Do-Thực hiện: Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã đề ra.
- Check-Kiểm tra: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra và đánh giá hiệu quả của quá trình.
- Act-Hành động: Thực hiện các hành động để cải thiện quá trình, tiêu chuẩn hóa những gì đã làm tốt và khắc phục những gì chưa đạt được.
Việc áp dụng chu trình PDCA giúp doanh nghiệp triển khai và duy trì hệ thống quản lý môi trường hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 14001 cũng như đạt được các mục tiêu môi trường đã đề ra.
Các lỗi trong đánh giá ISO 14001 là gì?
- Lỗi NC: Lỗi NC là viết tắt của lỗi Không phù hợp (tiếng anh là Nonconformities). Đây là lỗi mà quy trình áp dụng không phù hợp, không đáp ứng được các tiêu chuẩn hay yêu cầu đề ra. Khi đó, đánh giá viên sẽ ghi là lỗi NC.
- Lỗi OBS: Thuật ngữ obs cũng thường thấy trong quá trình đánh giá nội bộ. OBS là những điểm cần lưu ý – Lỗi này thường được đưa ra khi bằng chứng đánh giá cho thấy sự phù hợp với chuẩn mực đánh giá áp dụng ở thời điểm hiện tại, nhưng có nguy cơ trở thành sự không phù hợp trong tương lai. Những điểm lưu ý thường được ký hiệu là “Obs” hoặc “Ob” – viết tắt của Observation
Ví dụ cụ thể những lỗi thường gặp khi triển khai ISO 14001:2015
- Thiếu sự cam kết của lãnh đạo
Một lỗi phổ biến trong việc triển khai ISO 14001 của các doanh nghiệp hiện nay là thiếu sự cam kết và hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao. Ban lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc xây dựng ISO 14001. Chính vì vậy, nếu không có sự hỗ trợ đầy đủ của họ, hệ thống quản lý môi trường thường không có được các nguồn lực và sự chú ý cần thiết, khiến việc triển khai theo ISO 14001 bị trì trệ hoặc không đạt được hiệu quả cao.
Để tránh lỗi này xảy ra, lãnh đạo của doanh nghiệp cần cam kết và tham gia trực tiếp vào các hoạt động liên quan đến môi trường. Đồng thời, đảm bảo liên kết các mục tiêu môi trường với mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp cũng như cung cấp nguồn lực cần thiết để xây dựng EMS hiệu quả.
- Nhận thức của nhân viên về ISO 14001 còn nhiều thiếu sót
Nhiều tổ chức còn chưa đào tạo và phổ biến cho nhân viên về những thông tin liên quan đến tiêu chuẩn ISO 14001 như quy trình, chính sách, yêu cầu tiêu chuẩn, quy định pháp luật về môi trường,… Nhân viên vẫn chưa hiểu rõ được vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý môi trường. Đây là một sai lầm phổ biến có thể làm giảm hiệu quả của EMS. Khi nhân viên không biết về các quy trình và chính sách mới, điều này có thể dẫn đến việc không tuân thủ và kém hiệu quả.
Tổ chức/doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo cho nhân viên về tất cả mục tiêu, chính sách, quy trình liên quan đến việc xây dựng EMS theo ISO 14001. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến và tham gia vào quá trình cải tiến liên tục EMS.
- Sai sót hoặc thiếu tài liệu liên quan
Tài liệu ISO 14001 là tập hợp các văn bản, hồ sơ, hướng dẫn, biểu mẫu,… được sử dụng để thiết lập, triển khai và duy trì một Hệ thống quản lý môi trường. Tài liệu cung cấp hướng dẫn chi tiết cho nhân viên về cách thực hiện các hoạt động liên quan đến môi trường, đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả. Vì vậy, nếu tài liệu có một vài sai sót thì nhân viên cũng sẽ thực hiện các hoạt động theo sai sót đó. Từ đó, làm giảm hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường.
Việc thiếu tài liệu cũng cho thấy sự thiếu bằng chứng về việc tổ chức không tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001. Điều này, khiến tổ chức gặp khó khăn trong quá trình đánh giá chứng nhận.
Tổ chức cần xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả, đầy đủ đúng theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001. Tổ chức phải đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật và dễ hiểu để nhân viên có thể dễ dàng sử dụng tài liệu.
- Kế hoạch không đầy đủ
Một sai lầm khác mà các doanh nghiệp mắc phải là không lập kế hoạch đầy đủ. Việc triển khai hệ thống quản lý môi trường đòi hỏi phải có kế hoạch hành động rõ ràng và lộ trình để đạt được mục tiêu. Các doanh nghiệp phải xác định mục tiêu rõ ràng,liệt kê các yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạch đầy đủ, chi tiết nhất. Việc không lập kế hoạch đầy đủ có thể dẫn đến sự chậm trễ, tốn kém chi phí và không đạt được chứng nhận ISO 14001.
- Hiệu chuẩn thiết bị không chính xác
Hiệu chuẩn thiết bị không chính xác là vấn đề không tuân thủ thường gặp trong ISO 14001. Thiết bị được sử dụng để giám sát các khía cạnh môi trường phải được hiệu chuẩn và bảo trì theo khuyến nghị của nhà sản xuất và bất kỳ luật nào có liên quan. Nếu hiệu chuẩn không được thực hiện chính xác, dữ liệu thu thập được có thể không đáng tin cậy, dẫn đến đánh giá và quyết định không chính xác. Sự không tuân thủ này có thể dẫn đến các hành động khắc phục tốn kém, chẳng hạn như thử nghiệm lại, đánh giá bổ sung và nhiều tài liệu hơn. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo trì thiết bị theo đúng quy định.
- Làm phức tạp hệ thống quá mức
Làm phức tạp hệ thống quản lý môi trường quá mức là một sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp mắc phải. Hệ thống quản lý môi trường phải được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của tổ chức và không quá phức tạp. Điều cần thiết là phải tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của hệ thống và đảm bảo rằng nó thực tế, dễ sử dụng và phù hợp với các quy trình kinh doanh hiện có.
- Không liên tục cải thiện
Sai lầm cuối cùng mà các doanh nghiệp mắc phải là không cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001 yêu cầu cam kết cải tiến liên tục và các doanh nghiệp phải thường xuyên xem xét hệ thống, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và thực hiện hành động để thực hiện các thay đổi. Không làm như vậy có thể dẫn đến không tuân thủ, phát sinh thêm chi phí và gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm cơ hội để cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường. Đồng thời, khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng cải tiến.
Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, tổ chức đã phần nào nắm được những lỗi thường gặp ISO 14001 phổ biến nhất để xem xét phòng ngừa những lỗi sai đó khi xây dựng ISO 14001. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới tiêu chuẩn ISO 14001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp.
Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Toà nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
