Biểu mẫu ISO 9001:2015 là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Việc sử dụng biểu mẫu phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu những thông tin chi tiết về biểu mẫu ISO 9001:2015 qua bài viết dưới đây.
Biểu mẫu ISO 9001:2015 là gì?
Biểu mẫu ISO 9001:2015 là các tài liệu được thiết kế để thu thập, ghi lại và truyền đạt thông tin liên quan đến quá trình quản lý chất lượng trong tổ chức. Biểu mẫu là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý hiệu quả các quy trình làm việc. Mỗi biểu mẫu, được thiết kế riêng cho từng nhiệm vụ cụ thể, đóng vai trò như một cầu nối thông tin giữa các bộ phận. Với cấu trúc logic và nội dung chi tiết, biểu mẫu giúp thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chính xác, đồng thời cung cấp cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để phân tích và đánh giá hiệu quả công việc. Nhờ đó, biểu mẫu góp phần đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.
Tại sao cần có biểu mẫu ISO 9001:2015?
-
Ghi nhận và lưu trữ thông tin
Biểu mẫu ISO 9001 giúp thu thập, ghi lại và lưu trữ một cách hệ thống những thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức bao gồm: sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, nhà cung cấp…. Điều này tạo ra một hồ sơ đầy đủ và chính xác, giúp cho việc theo dõi, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động trở nên dễ dàng hơn.
-
Đảm bảo tính nhất quán
Việc sử dụng một biểu mẫu thống nhất giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều thực hiện công việc theo cùng một quy trình và tiêu chuẩn, tránh sai sót và đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
-
Cải thiện hiệu suất
Bằng cách phân tích dữ liệu thu thập được từ biểu mẫu, tổ chức có thể xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến trong quá trình làm việc, từ đó đưa ra biện pháp cải thiện hiệu quả. Điều này giúp cho tổ chức có thể đưa ra các quyết định đúng đắn để nâng cao hiệu quả hoạt động.
-
Minh bạch hóa hoạt động
Biểu mẫu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp minh bạch hóa các hoạt động của tổ chức, giúp cho việc theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc trở nên dễ dàng hơn.
-
Tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn
Việc sử dụng biểu mẫu là một trong những yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, giúp tổ chức chứng minh được rằng họ đang tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Ví dụ về biểu mẫu ISO 9001:2015
ĐƠN VỊ: ………………
NHẬN DIỆN VÀ GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT RỦI RO/TIẾP CẬN CƠ HỘI
Thời gian: ………………………………..
- Nhận diện rủi ro
|
Quá trình/Hoạt động |
Nhận diện rủi ro |
Đánh giá rủi ro |
Giải pháp giải quyết (tránh/giảm rủi ro/tiếp nhận cơ hội) |
Giải pháp thực hiện nếu rủi ro xảy ra |
||
|
Khả năng xảy ra (P) |
Mức nghiêm trọng (S) |
Mức độ rủi ro (R) |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(*): – Mức độ rủi ro định lượng: theo bảng chỉ số (từ 1 – 5) của P và S và công thức R = P x S;
- Mức độ rủi ro theo định tính: theo bảng kết hợp 3 mức (Cao, Trung bình, Thấp) của P và S.
- Nhận diện cơ hội
|
Quá trình/Hoạt động |
Nhận diện cơ hội |
Đánh giá cơ hội |
Giải pháp tiếp nhận cơ hội |
|
|
Khả năng xảy ra |
Tác động mong muốn |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi nhận:
|
Ngày tháng năm 20… TRƯỞNG ĐƠN VỊ |
Lưu ý khi sử dụng biểu mẫu ISO 9001:2015
-
Hiểu rõ mục đích của từng biểu mẫu
- Mỗi biểu mẫu được thiết kế để phục vụ một mục đích cụ thể: Thu thập dữ liệu, theo dõi quá trình, đánh giá hiệu suất,…
- Hiểu rõ mục đích của từng biểu mẫu sẽ giúp tổ chức sử dụng biểu mẫu đúng thời điểm và đúng nơi, tránh việc tạo ra những biểu mẫu trùng lặp hoặc không cần thiết.
-
Đảm bảo tính thống nhất và cập nhật
- Thống nhất về nội dung và hình thức: Các biểu mẫu cần có cấu trúc và định dạng thống nhất để đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống.
- Cập nhật thường xuyên: Khi có thay đổi trong quy trình hoặc yêu cầu, biểu mẫu cần được cập nhật để phản ánh những thay đổi đó.
-
Đào tạo cho nhân viên
- Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đều hiểu rõ cách điền, sử dụng và lưu trữ biểu mẫu.
- Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ: Để đảm bảo rằng kiến thức của nhân viên luôn được cập nhật.
-
Tích hợp biểu mẫu vào quy trình làm việc
- Biểu mẫu cần được sử dụng một cách tự nhiên: Tránh việc tạo ra các biểu mẫu chỉ để làm hồ sơ.
- Tích hợp biểu mẫu vào quy trình: Để đảm bảo rằng thông tin được thu thập và cập nhật một cách liên tục.
-
Lưu trữ và bảo quản
- Lưu trữ an toàn: Biểu mẫu cần được lưu trữ ở nơi an toàn, dễ truy cập và bảo mật.
- Thời gian lưu trữ: Tuân thủ các quy định về thời gian lưu trữ tài liệu.
-
Kiểm tra và đánh giá
- Đánh giá định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ để xem xét hiệu quả của biểu mẫu.
- Điều chỉnh: Sửa đổi hoặc loại bỏ những biểu mẫu không còn phù hợp.
-
Liên tục cải tiến
- Thu thập ý kiến phản hồi: Thu thập ý kiến phản hồi từ người sử dụng để cải thiện biểu mẫu.
- Áp dụng các công nghệ: Sử dụng các công nghệ như phần mềm quản lý chất lượng để tự động hóa một số quy trình và giảm thiểu lỗi.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về biểu mẫu ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai biểu mẫu ISO 9001 hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 11 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
