Quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quản lý việc tạo, xem xét, phê duyệt, phân phối và lưu giữ tất cả các hồ sơ về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Việc quản lý hồ sơ khoa học giúp các bộ phận dễ dàng truy cập thông tin cần thiết, giảm thiểu thời gian và chi phí cho hoạt động tìm kiếm và xử lý hồ sơ. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu chi tiết về quy trình kiểm soát theo ISO 9001:2015 qua bài viết dưới đây.
Kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 là gì?
Kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 bao gồm các hoạt động nhằm đảm bảo rằng tất cả hồ sơ và tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng đều được tạo lập, lưu trữ, truy cập và sử dụng một cách hiệu quả và nhất quán. Việc kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 yêu cầu các tổ chức lưu trữ hồ sơ theo một quy trình xác định. Việc lưu trữ hồ sơ theo quy trình này giúp đảm bảo tính thống nhất, dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần thiết. Ngoài ra, nó còn giúp tổ chức có đủ thông tin để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chứng minh sự phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001.
Mục đích của quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015
- Đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong hệ thống quản lý chất lượng: Việc kiểm soát hồ sơ chặt chẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của tổ chức đều được ghi chép đầy đủ, chính xác và nhất quán theo quy định. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch trong hệ thống quản lý, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đánh giá và cải tiến chất lượng hiệu quả.
- Truy xuất nguồn gốc: Quy trình kiểm soát hồ sơ giúp tổ chức dễ dàng truy xuất nguồn gốc của mọi hoạt động, sản phẩm và dịch vụ. Khi xảy ra sự cố, việc truy xuất nguồn gốc giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả. Trong trường hợp bị kiểm tra hoặc thanh tra, tổ chức có thể dễ dàng cung cấp bằng chứng để chứng minh rằng mình đã tuân thủ các yêu cầu chất lượng.
- Hỗ trợ việc ra quyết định: Hồ sơ đầy đủ và chính xác là nguồn thông tin quan trọng giúp ban lãnh đạo và các cấp quản lý ra quyết định sáng suốt, phù hợp trong việc quản lý chất lượng. Dựa trên dữ liệu thu thập được từ các hồ sơ đánh giá nội bộ, đánh giá của khách hàng,… ban lãnh đạo và các cấp quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc kiểm soát hồ sơ theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm, tra cứu thông tin. Quy trình kiểm soát hồ sơ chặt chẽ giúp giảm thiểu nguy cơ thất thoát hồ sơ, sai sót trong việc xử lý hồ sơ, hoặc nhầm lẫn thông tin. Nhờ vậy, tổ chức có thể tránh được những sai sót trong quá trình ra quyết định, dẫn đến tiết kiệm chi phí sửa chữa, khắc phục sự cố và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015
Bước 1: Thu thập hồ sơ, tài liệu
- Xác định các loại hồ sơ, tài liệu cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm tài liệu hướng dẫn, quy trình, báo cáo, bản ghi, dữ liệu,…
- Thu thập hồ sơ, tài liệu từ các nguồn khác nhau (phòng ban, đối tác,..) đảm bảo đầy đủ, chính xác và cập nhật.
- Sử dụng các phương pháp thu thập phù hợp, chẳng hạn như thu thập thủ công, thu thập điện tử hoặc kết hợp cả hai.
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
- Phân loại hồ sơ, tài liệu theo các tiêu chí cụ thể, ví dụ như theo loại tài liệu, bộ phận ban hành, ngày ban hành, mức độ quan trọng,…
- Sử dụng hệ thống mã hóa hoặc đánh dấu để dễ dàng nhận diện và truy cập hồ sơ, tài liệu.
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu để ghi chép thông tin chi tiết về từng loại hồ sơ, tài liệu.
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp, ví dụ như lưu trữ giấy, lưu trữ điện tử hoặc kết hợp cả hai.
- Đảm bảo điều kiện lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh các tác nhân gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu như ẩm ướt, mối mọt, cháy nổ,…
- Áp dụng các biện pháp phòng ngừa thất lạc, truy cập trái phép hoặc sửa đổi trái phép hồ sơ, tài liệu.
Bước 4: Sử dụng hồ sơ, dữ liệu
- Cung cấp hồ sơ, tài liệu phù hợp cho nhân viên có liên quan để thực hiện công việc.
- Đảm bảo hồ sơ, tài liệu được cập nhật thường xuyên khi có thay đổi.
- Sử dụng dữ liệu từ hồ sơ, tài liệu để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định điểm yếu và cơ hội cải tiến.
Bước 5: Bảo quản hồ sơ, tài liệu
- Xác định thời gian lưu trữ cho từng loại hồ sơ, tài liệu theo quy định của tổ chức và pháp luật.
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu đã hết hạn lưu trữ theo quy định, đảm bảo an toàn và bảo mật.
- Xử lý hồ sơ, tài liệu không cần thiết theo quy trình được phê duyệt.
Bước 6: Loại bỏ hồ sơ không cần thiết
- Xác định hồ sơ, tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc đã hết hạn lưu trữ.
- Lập danh sách hồ sơ, tài liệu cần loại bỏ và trình Ban lãnh đạo phê duyệt.
- Xử lý hồ sơ, tài liệu không cần thiết theo quy định về bảo vệ môi trường và an toàn thông tin.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai quy trình này một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt nam để tìm hiểu chi tiết về dịch vụ chứng nhận ISO 9001.
