ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn được công nhận quốc tế, đặt ra các tiêu chí cho hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Tiêu chuẩn này cung cấp cho các tổ chức một khuôn khổ để đáp ứng liên tục các yêu cầu chất lượng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Phiên bản mới nhất của ISO 9001 được phát hành vào năm 2015 và đã mang lại một số thay đổi đáng kể. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về những lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015.
Cấu trúc bậc cao HLS (High Level Structure)
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng dựa trên cấu trúc HLS (High Level Structure) – cấu trúc chung cho các tiêu chuẩn quản lý do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành. Cấu trúc này bao gồm 10 điều khoản thay vì 8 điều khoản như ở phiên bản ISO 9001:2008. Mỗi điều khoản lại đề cập đến một khía cạnh cụ thể của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:
- Phạm vi áp dụng
- Tài liệu viện dẫn
- Thuật ngữ và định nghĩa
- Bối cảnh của tổ chức
- Sự lãnh đạo
- Hoạch định
- Hỗ trợ
- Thực hiện
- Đánh giá kết quả thực hiện
- Cải tiến
Việc áp dụng cấu trúc bậc cao mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng cường tính thống nhất: Cấu trúc bậc cao HLS giúp đảm bảo tính thống nhất giữa các tiêu chuẩn quản lý khác nhau, tạo điều kiện cho việc tích hợp hệ thống quản lý một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Cấu trúc bậc cao HLS tập trung vào các yêu cầu thiết yếu của hệ thống quản lý, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Dễ dàng áp dụng: Cấu trúc bậc cao HLS được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và tuân thủ tiêu chuẩn.
Hiểu rõ cấu trúc bậc cao HLS là nền tảng để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo ISO 9001 một cách logic và hiệu quả. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng từng điều khoản và liên hệ với hoạt động thực tế của mình để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp.
7 nguyên tắc quản lý chất lượng
ISO 9001:2015 đề cập đến 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, bao gồm:
- Hướng vào khách hàng: Khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động. Doanh nghiệp cần thấu hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng để cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng tối ưu.
- Sự lãnh đạo: Ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng, truyền đạt tầm nhìn và tạo động lực cho toàn thể nhân viên. Ngoài ra, ban lãnh đạo cần cam kết và tạo điều kiện cho việc xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng.
- Sự tham gia của mọi người: Tạo điều kiện cho tất cả nhân viên tham gia vào việc cải tiến chất lượng.
- Tiếp cận theo quá trình: Xác định, phân tích và quản lý các quy trình chủ chốt trong tổ chức một cách hiệu quả. Áp dụng quy trình khoa học, hợp lý để đảm bảo sự nhất quán và đồng bộ trong mọi hoạt động.
- Cải tiến: Xác định, quản lý và cải tiến các quá trình liên quan đến sản phẩm/dịch vụ.
- Quyết định dựa trên bằng chứng: Sử dụng dữ liệu và thông tin để đưa ra quyết định.
- Quản lý mối quan hệ: Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác, tin cậy với các nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan khác.
Doanh nghiệp cần áp dụng 7 nguyên tắc này vào mọi hoạt động để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng. Mỗi nguyên tắc đều có ý nghĩa và cách thức áp dụng riêng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ và triển khai hiệu quả từng nguyên tắc để đạt được mục tiêu chất lượng đề ra.
Hệ thống thuật ngữ và định nghĩa
Mỗi phiên bản cập nhật của ISO 9001 đều đi kèm với những thay đổi về hệ thống thuật ngữ và định nghĩa. Nỗ lực này nhằm mục đích đơn giản hóa tiêu chuẩn, tăng tính dễ hiểu và ứng dụng rộng rãi cho mọi doanh nghiệp, bất kể ngành nghề hay khu vực địa lý. Phiên bản ISO 9001:2015 đặc biệt chú trọng sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành một cách rõ ràng và nhất quán. Việc nắm vững những thay đổi này là điều kiện tiên quyết để tổ chức thành công trong việc áp dụng tiêu chuẩn.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin về những thay đổi của hệ thống thuật ngữ và định nghĩa nhằm đảm bảo sử dụng ngôn ngữ thống nhất và chính xác trong hệ thống tài liệu và quy trình quản lý chất lượng. Việc sử dụng thuật ngữ thống nhất trong toàn bộ hệ thống tài liệu, quy trình và giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Điều này giúp tránh hiểu lầm, mâu thuẫn và đảm bảo hiệu quả trong việc triển khai và áp dụng tiêu chuẩn.
Sự tham gia của lãnh đạo
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết, tạo điều kiện và hỗ trợ cho việc triển khai hệ thống. Ban lãnh đạo cấp cao cần thể hiện cam kết rõ ràng đối với hệ thống quản lý chất lượng bằng các hành động cụ thể như: đưa ra định hướng rõ ràng, thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và đảm bảo các nguồn lực được phân bổ hiệu quả.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhấn mạnh vai trò lãnh đạo bằng cách yêu cầu:
- Lãnh đạo chịu trách nhiệm chính về hiệu quả của QMS.
- Lãnh đạo thể hiện cam kết thông qua việc truyền đạt chính sách chất lượng, đảm bảo nguồn lực và xem xét định kỳ hiệu quả của QMS.
- Lãnh đạo khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục trong toàn tổ chức.
Bối cảnh của tổ chức
ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp xác định và xem xét bối cảnh của tổ chức khi xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng. Bối cảnh của tổ chức bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xem xét kỳ vọng của các bên liên quan, các yêu cầu pháp lý, tiến bộ công nghệ, xu hướng thị trường và bối cảnh cạnh tranh. Việc xác định bối cảnh của tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ vị trí của mình trong thị trường, xác định các yếu tố thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng.
Việc xác định bối cảnh tổ chức cần được thực hiện thường xuyên và liên tục, để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình cụ thể để xác định, xem xét và cập nhật bối cảnh tổ chức một cách hiệu quả, đồng thời tích hợp thông tin này vào các hoạt động hoạch định, vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Tư duy dựa trên rủi ro
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 khuyến khích doanh nghiệp áp dụng tư duy dựa trên rủi ro trong việc quản lý chất lượng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần xác định, đánh giá và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp cần xác định tất cả các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Các rủi ro này có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như nguyên liệu đầu vào, quy trình sản xuất, nhân viên, môi trường,… Sau khi xác định rủi ro, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của mỗi rủi ro. Việc đánh giá này cần được thực hiện một cách khách quan và khoa học, dựa trên các dữ liệu và thông tin thực tế
Tư duy dựa trên rủi ro giúp doanh nghiệp:
- Ngăn ngừa sai sót: Xác định và xử lý các rủi ro trước khi chúng xảy ra, giúp giảm thiểu sai sót và lãng phí.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tập trung nguồn lực vào các rủi ro quan trọng nhất, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
- Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin cơ bản nhất về những lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
