Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là hoạt động cần thiết trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, quá trình triển khai không phải là dễ dàng. Đó là lý do vì sao tiêu chuẩn ISO 9001 đã được ban hành để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chất lượng hiệu quả. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về các bước áp dụng ISO 9001:2015 trong bài viết này.
Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng – việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp đáp ứng được nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Điều này giúp cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
- Chứng chỉ ISO 9001 giúp nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp. Nhất là khi tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu. Việc doanh nghiệp có được chứng nhận sẽ dễ dàng thu khách hàng và đối tác kinh doanh.
- Chất lượng nội bộ của doanh nghiệp được nâng cao. Tiêu chuẩn ISO 9001 không chỉ yêu cầu doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra của doanh nghiệp mà còn sát sao trong việc quản lý chất lượng của các quy trình nội bộ. ISO 9001 giúp cải thiện tinh thần và động lực làm việc của nhân viên. Văn hóa doanh nghiệp cũng được củng cố và duy trì hiệu quả hơn.
- ISO 9001 giúp tinh gọn các quy trình, cải thiện hiệu quả và giảm lãng phí. Điều này không chỉ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian, công sức làm việc mà còn đảm bảo chất lượng đầu ra.
- Tính nhất quán trong hoạt động kinh doanh cao hơn nhờ ISO 9001. Khi hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng theo sát yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, mọi quy trình hoạt động của tổ chức sẽ được vận hành theo kế hoạch đã đề ra. Điều đó giúp nhân viên thực hiện mọi công việc một cách có trình tự. Sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt tương đồng nhau, hạn chế số lượng sản phẩm lỗi, kém chất lượng.
Áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp – Những điều không thể thiếu trong quá trình triển khai QMS
Bổ nhiệm một người giám sát dự án
Doanh nghiệp cần chọn một người trong công ty để giám sát quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Trong quá trình triển khai hệ thống, sẽ có rất nhiều tài liệu chi tiết về cách thực hiện các hoạt động, các chính sách, quy định liên quan… Vì vậy, để đánh giá được quy trình làm việc một cách chính xác, người giám sát cần có sự hiểu biết thấu đáo về các yêu cầu và bối cảnh của tổ chức.
Những nhân viên có kinh nghiệm nhất nên được cân nhắc cho công việc này. Một người quản lý, trưởng phòng, hoặc giám đốc điều hành sẽ là người có đủ năng lực để triển khai, giám sát hệ thống quản lý chất lượng.
Lưu giữ tài liệu dạng văn bản
Lưu giữ thông tin dạng văn bản rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo tính chính xác, chi tiết và nhất quán trong việc truyền đạt thông tin, dễ dàng truy xuất và tra cứu khi cần thiết. Văn bản có thể lưu trữ lâu dà làm cơ sở pháp lý hoặc hỗ trợ quản lý Đồng thời các thông tin cũng là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện hoạt động giám sát hiệu quả hơn.
Ghi chép và lưu trữ thông tin dạng văn bản giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sai sót thông tin, đồng thời dễ dàng chia sẻ và phân phối dữ liệu trong nội bộ tổ chức và cho các bên liên quan. Việc lưu giữ văn bản giúp duy trì hồ sơ hoạt động và tuân thủ quy định, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Thực hiện những cuộc đánh giá nội bộ
Đánh giá nội bộ giúp xác định tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời phát hiện các cơ hội cải tiến và hạn chế tồn đọng trong hệ thống. Nó đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng như các yêu cầu của khách hàng. Việc đánh giá chính xác và cụ thể cung cấp kết quả khách quan cho ban lãnh đạo cấp cao, giúp họ đưa ra các quyết định điều chỉnh hoặc cải tiến hệ thống khi cần thiết.
Thực hiện cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục là yếu tố then chốt trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm. Cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh, phát hiện, khắc phục kịp thời các vấn đề, và thích ứng với những thay đổi. Nó cũng giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy văn hóa chất lượng trong tổ chức, và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001. Nhờ các hoạt động cải tiến liên tục, sản phẩm của doanh nghiệp luôn trong tình trạng tốt, sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Tìm một tổ chức chứng nhận có đủ điều kiện để đánh giá
Doanh nghiệp cần tìm một tổ chức chứng nhận có đủ điều kiện để đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Tổ chức đó cần có giấy phép để tiến hành đánh giá chứng nhận ISO 9001. Tổ chức ISO chỉ thiết lập các tiêu chuẩn ngành. Tổ chức ISO không cấp chứng nhận. Khi doanh nghiệp chọn được một tổ chức chứng nhận uy tín, chứng nhận ISO 9001 của doanh nghiệp mới có giá trị.
Nếu tổ chức cung cấp chứng chỉ nhận thấy doanh nghiệp đủ chỉ tiêu. Doanh nghiệp sẽ nhận được chứng nhận chính thức. Doanh nghiệp có thể mất 2-3 tuần để nhận được chứng chỉ từ khi doanh nghiệp đc thông báo về việc nhận chứng nhận. Từ đó, doanh nghiệp sẽ được thêm vào danh sách những công ty có chứng nhận ISO do tổ chức đó ban hành.
Trên đây là các bước cơ quan khi áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp vẫn cảm thấy khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, xin vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để nhận hỗ trợ
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
