Doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 với mục đích đảm bảo quá trình hoạt động hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đạt hiệu quả cao. Hãy đọc bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam để biết thêm những thông tin về bộ tài liệu ISO 9001:2015.
DANH MỤC TÀI LIỆU ISO 9001 –TẦM QUAN TRỌNG
Danh mục tài liệu là các hồ sơ, bảng biểu, tài liệu được viết dưới dạng văn bản giấy hoặc tài liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính, hệ thống mạng nội bộ…
Việc xây dựng và lưu trữ danh mục tài liệu ISO 9001:2015 đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp và ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.
- Cơ sở bằng chứng: Danh mục tài liệu ISO 9001 có thể được sử dụng để xử lý dữ liệu thống kê, làm báo cáo giữa các phòng ban với ban ISO. Đây được xem như là cơ sở để theo dõi việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, công ty. Lưu trữ bộ tài liệu ISO 9001 cung cấp bằng chứng này cho các cơ quan có thẩm quyền, các bên liên quan được yêu cầu.
- Cơ sở đánh giá: Tài liệu bằng văn bản hoặc trực tuyến giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Thông qua so sánh, đánh giá từ các tài liệu, doanh nghiệp có thể nhận định về sự hợp lý của các quyết định.
- Cơ sở dữ liệu: Tài liệu về ISO 9001 được lưu lại làm cơ sở cho doanh nghiệp để có thể vận dụng, cải tiến các hoạt động. Những thông tin từ tài liệu giúp doanh nghiệp xác định các định hướng phát triển tiếp theo. Những tài liệu này cũng có thể được sử dụng cho quá trình đào tạo nhân viên mới.
YÊU CẦU CƠ BẢN DANH MỤC TÀI LIỆU ISO 9001
Khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý tài liệu ISO 9001, doanh nghiệp phải ban hành những tài liệu sau đây:
- Sổ tay chất lượng
- Chính sách chất lượng
- Mục tiêu chất lượng mà doanh nghiệp hướng đến
- Mục tiêu chất lượng của từng bộ phận phòng ban riêng biệt
- 6 quy trình cơ bản
- Quy trình đánh giá nội bộ
- Quy trình kiểm soát hồ sơ
- Quy trình kiểm soát tài liệu của doanh nghiệp
- Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp trong quá trình sản xuất
- Quy trình hành động khắc phục
- Quy trình hành động phòng ngừa rủi ro
DANH MỤC TÀI LIỆU ISO 9001:2015
Theo hệ thống ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần thực hành và áp dụng các loại tài liệu sau khi đã thống nhất xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Bộ tài liệu ISO 9001 bắt buộc, bao gồm:
- Tài liệu đánh giá yêu cầu sản phẩm, dịch vụ
- Tài liệu đào tạo kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm
- Tài liệu về đầu vào thiết kế và phát triển
- Theo dõi và kiểm tra các tài liệu hiệu chuẩn về thiết bị, thiết bị đo
- Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển
- Biên bản thực hiện thay thế thiết kế và phát triển
- Tài liệu thiết kế và kiểm soát phát triển
- Tài liệu thiết kế và đầu ra phát triển
- Tài liệu kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ sản xuất/ dịch vụ
- Kết quả giám sát và đo lường
- Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ cung cấp
- Bản ghi sự phù hợp của sản phẩm/ dịch vụ với các tiêu chí được chấp nhận
- Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
- Chương trình kiểm soát nội bộ
- Kết quả hành động khắc phục
- Kết quả rà soát quản lý
Ngoài những danh mục tài liệu như trên đã đề cập thì các tổ chức có thể chuẩn bị thêm các tài liệu khác như:
- Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo
- Thủ tục xác định ngữ cảnh của tổ chức và các bên liên quan
- Thủ tục thẩm quyền, đào tạo và nhận thức
- Thủ tục kiểm soát tài liệu và bản ghi
- Quy trình bán hàng
- Thủ tục kho bãi
- Thủ tục thiết kế vào phát triển
- Thủ tục giải quyết các rủi ro và cơ hội
- Thủ tục giám sát sự hài lòng của khách hàng
- Thủ tục sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Thủ tục quản lý các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục
- Thủ tục rà soát quản lý
- Thủ tục kiểm toán nội bộ
LƯU Ý VỀ CÁC DANH MỤC TÀI LIỆU THEO YÊU CẦU ISO 9001:2015
-
Tài liệu ISO 9001 cần được lưu trữ bằng phương tiện phù hợp
Đối với danh mục tài liệu ISO 9001, các thông tin dạng văn bản có thể sử dụng các phương tiện khác nhau để lưu trữ, như: giấy tờ, ảnh chụp, ổ cứng, lưu trữ dữ liệu đám mây…
Để đảm bảo an toàn cho tài liệu về ISO 9001 và dễ dàng trong việc truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp cũng như cho các bên liên quan thì doanh nghiệp cần lựa chọn phương tiện phù hợp.
Hệ thống tài liệu ISO 9001 phải đáp ứng yêu cầu thông tin của doanh nghiệp
Những tài liệu ISO 9001 được sử dụng trong các doanh nghiệp như một hình thức liên lạc và là bằng chứng cho các cuộc đánh giá. Tài liệu ISO 9001 phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Truyền đạt thông tin: Tài liệu cần truyền đạt thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và các quy trình của doanh nghiệp, các bước cần thiết để thực hiện.
- Bằng chứng về sự phù hợp: ISO 9001:2015 yêu cầu các doanh nghiệp cần phải có tài liệu dưới dạng văn bản để thể hiện rằng doanh nghiệp đã tuân thủ tiêu chuẩn.
- Truyền đạt kiến thức: Các tài liệu được xây dựng sao cho khi truyền đạt cho nhân viên của doanh nghiệp, thì họ phải hiểu được nội dung, thông tin.
- Lưu giữ kinh nghiệm: Tài liệu được xem như tư liệu riêng của doanh nghiệp, các thông tin cần đảm bảo chính xác, thực tế để phục vụ cho việc đúc kết kinh nghiệm của doanh nghiệp trong bước phát triển tiếp theo.
Hy vọng rằng những thông tin về danh mục tài liệu ISO 9001 ở trên sẽ giúp cho Quý doanh nghiệp có định hướng cụ thể để xây dựng một hệ thống tài liệu thích hợp với doanh nghiệp của mình. Nếu còn thắc mắc về danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn chi tiết.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sale@intercertvietnam.com
