ISO 9001 là tiêu chuẩn được quốc tế cơ sở để tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng được công nhận trên toàn thế giới. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong việc xây dựng ISO 9001:2015 trong hệ thống quản lý của mình. Trong bài viết này, Intercert Việt Nam xin chia sẻ cho bạn đọc hướng dẫn xây dựng ISO 9001:2015 đơn giản và hiệu quả nhất.
Hướng dẫn xây dựng ISO 9001:2015 qua 9 bước
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản mới nhất
ISO 9001 đặt ra các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này hết sức linh hoạt, có thể phù hợp với mọi lĩnh vực hoạt động và quy mô của bất kỳ tổ chức nào.
Điều quan trọng là tổ chức phải hiểu tiêu chuẩn ISO 9001 và phạm vi áp dụng cụ thể cho tổ chức của mình. Việc đọc và hiểu tiêu chuẩn sẽ giúp tổ chức hiểu được cả mục tiêu chung về quản lý chất lượng lẫn xác định các hành động cụ thể phải thực hiện để đạt được sự tuân thủ.
Bước 2: Phân tích thực trạng của tổ chức và đối chiếu với tiêu chuẩn
Phân tích thực trạng của tổ chức là nền tảng cho việc triển khai các hành động tiếp theo. Việc đối chiếu hiện trạng tổ chức với các yêu cầu của tiêu chuẩn cho phép thiết lập ngân sách, nguồn lực, tiến trình và kỳ vọng một cách rõ ràng và cụ thể.
Khi đối chiếu với tiêu chuẩn ISO 9001, quan trọng là cần nhìn nhận các yêu cầu mà tổ chức chưa đáp ứng. Phân tích lỗ hổng là một kỹ thuật để xác định rõ ràng những yêu cầu nào của ISO 9001 mà tổ chức chưa giải quyết được hay mức độ đáp ứng chưa đủ để từ đó phát triển các hành động khắc phục. Việc phân tích lỗ hổng phải được thực hiện bởi các thành viên am hiểu tiêu chuẩn và bối cảnh của tổ chức.
Kết quả từ việc phân tích thực trạng của tổ chức sẽ giúp xác định sự khác biệt giữa hệ thống quản lý hiện tại và các yêu cầu của ISO 9001. Từ đó, tổ chức đưa ra các kế hoạch hành động thay đổi, bổ sung, nêu chi tiết các nhiệm vụ/hành động cụ thể.
Bước 3: Thiết lập ban chỉ đạo chịu trách nhiệm cho việc áp dụng ISO 9001
Tổ chức nên bổ nhiệm một người quản lý chất lượng hoặc đại diện quản lý để giám sát dự án. Đây có thể là lãnh đạo cấp cao, có hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp của bạn và phải thực sự am hiểu các yêu cầu của ISO 9001. Họ sẽ là người sát sao trực tiếp, phân bổ công việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng, là người chịu trách nhiệm cao nhất về các bước triển khai thực tế hệ thống.
Ngoài ra, người quản lý chất lượng sẽ cần một nhóm giúp họ triển khai các công việc. Lời khuyên của Intercert Việt Nam là hãy chọn những người quản lý có liên quan từ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp để giám sát quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
Bước 4: Thiết lập quy trình và xây dựng bộ tài liệu liên quan đến hệ thống chất lượng
Bước tiếp theo là xây dựng hệ thống tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001 cho QMS của tổ chức. Đây là một trong những bước quan trọng và tốn thời gian nhất trong hướng dẫn xây dựng ISO 9001.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng sổ tay chất lượng, đây là tài liệu cung cấp cái nhìn tổng quan về các mục tiêu và mục đích xây dựng ISO 9001 của tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập các tài liệu và thủ tục khác để hỗ trợ cho sổ tay chất lượng. Tổ chức nên giải thích cách mỗi quy trình được thiết kế và kiểm soát, bao gồm cả những bước kiểm tra nào được tiến hành để đảm bảo rằng chúng hoạt động như dự kiến.
Mặt khác, tổ chức nên phác thảo chính sách chất lượng của mình và giải thích cách thức hoạt động của hệ thống QMS. Điều này bao gồm các mô tả về những quy trình trong hệ thống quản lý và cách chúng tương tác.
Và cuối cùng, tổ chức nên thiết lập các tài liệu mô tả công việc, hướng dẫn công việc dành cho nhân viên để mỗi cá nhân biết mình cần phải làm gì và làm như thế nào?
Bước 5: Thu hút nhân viên tham gia và tiến hành đào tạo nhân viên thường xuyên
Trước khi áp dụng QMS, tổ chức phải tiến hành một hoặc nhiều buổi đào tạo cho các nhân viên có liên quan, đặc biệt là những nhân viên nắm giữ vị trí quan trọng trong hệ thống. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ ai tương tác với hệ thống đều hiểu cách nó hoạt động và yêu cầu cần đáp ứng là gì.
Tổ chức của bạn nên khuyến khích nhân viên nêu ra bất kỳ vấn đề nào họ gặp phải trong quá trình làm việc để xác định những điểm cần cải thiện, giúp cho công việc trơn tru và hiệu quả hơn.
Bước 6: Triển khai áp dụng thực tế hệ thống chất lượng theo ISO 9001
Khi đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì giờ là lúc tổ chức tiến hành thực hiện. Tổ chức của bạn có thể thử nghiệm triển khai hệ thống ngay cả khi chưa được hoàn thiện nhất để biết được nó vận hành ra sao trong tổ chức.
Giai đoạn thực hiện bao gồm một số công việc sau:
- Giới thiệu các chính sách, quy trình và thủ tục mới trong tổ chức và giúp nhân viên thích ứng với chúng
- Phân rõ trách nhiệm, quyền hạn sử dụng hệ thống tài liệu đã có
- Triển khai các đầu mục công việc theo kế hoạch
- Giám sát tiến độ thực hiện
- ….
Bước 7: Đánh giá nội bộ
Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng để giám sát việc tuân thủ các quy định của tiêu chuẩn ISO 9001 và xác định các cơ hội cải tiến. Trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận, triển khai đánh giá nội bộ có sự xem xét của ban quản lý sẽ giúp đảm bảo tính đầy đủ, phù hợp và hiệu quả của hệ thống.
Đánh giá nội bộ giúp tìm ra khoảng cách giữa các yêu cầu tiêu chuẩn và các quy trình hiện có. Nếu có bất kỳ sự không phù hợp nào, chúng có thể được xử lý kịp thời bằng các hành động khắc phục.
Bước 8: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức cần liên hệ với tổ chức chứng nhận để thống nhất lịch trình đánh giá phù hợp với tất cả các bên liên quan. Thành viên trong tổ chức phải có đủ thời gian chuẩn bị cho cuộc đánh giá chứng nhận. Các tài liệu cần thiết cũng phải có sẵn để dễ dàng truy cập.
Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm đảm bảo rằng hành động khắc phục được hoàn thành trong thời gian do tổ chức chứng nhận quy định. Ngoài ra, tổ chức phải tiến hành thực hiện mọi thay đổi cần thiết liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng và thông tin tài liệu. Đại diện lãnh đạo cần giải quyết các vấn đề mà tổ chức chứng nhận nêu ra để doanh nghiệp đủ điều kiện được cấp chứng nhận ISO 9001.
Bước 9: Duy trì hệ thống sau khi được chứng nhận
ISO 9001 yêu cầu cải tiến liên tục. Để đáp ứng yêu cầu này, tổ chức phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng và trải qua các kỳ đánh giá giám sát hàng năm
Ba năm một lần, khi chứng chỉ ISO 9001 hết hiệu lực, tổ chức của bạn sẽ phải tiến hành chứng nhận lại QMS của mình. Điều này là để chứng tỏ cho khách hàng hiện tại và khách hàng mới thấy rằng hệ thống QMS của tổ chức vẫn luôn hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 9001 và việc tuân thủ được duy trì thường xuyên.
Lợi ích khi xây dựng ISO 9001 trong doanh nghiệp
- Nâng cao uy tín và hình ảnh của tổ chức: Việc xây dựng ISO 9001 giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới chứng nhận Quốc tế uy tín. Chứng nhận ISO 9001 là bằng chứng chứng minh cam kết của tổ chức về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, từ đó nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.
- Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Một trong những nguyên tắc của ISO 9001 là hướng tới khách hàng. Bằng cách xây dựng hệ thống ISO 9001, chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức sẽ ngày càng tốt hơn, từ đó đem đến sự hài lòng của khách hàng, thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả.
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách xem xét các tương tác quy trình tổng thể thông qua cách tiếp cận quy trình của ISO 9001, tổ chức của bạn sẽ có thể thực hiện các cải tiến để mang lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.
- Giảm thiểu rủi ro và sai sót: ISO 9001:2015 dựa trên tư duy rủi ro, cơ hội. Do đó, khi áp dụng tiêu chuẩn này, tổ chức dễ dàng xác định và quản lý rủi ro hiệu quả, hạn chế sai sót, hướng tới cải tiến liên tục trong hoạt động và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Cải tiến liên tục: Việc xây dựng ISO 9001 là để cải thiện các quy trình và sản phẩm/dịch vụ của tổ chức, khi nhận thấy hiệu quả và lợi ích, các doanh nghiệp sẽ ngày càng có động lực để cải tiến.
KẾT BÀI:
Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 là vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của tổ chức. Hy vọng bài viết này của Intercert Việt Nam đã giúp bạn đọc có được những thông tin bổ ích trong việc tự xây dựng ISO 9001:2015 cho tổ chức mình.
Nếu tổ chức của bạn đang gặp khó khăn trong việc triển khai ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để được tư vấn qua địa chỉ sau:
- Công ty Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
