Điều khoản 8.4 ISO 9001 – “Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp” nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập các biện pháp kiểm soát đối với các quy trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu chi tiết từng nguyên tắc trong bài viết này.
Nội dung của điều khoản 8.4 ISO 9001
8.4.1 Khái quát
Mục 8.4.1 của ISO 9001 yêu cầu tổ chức xác định các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp bên ngoài. Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp phù hợp với các yêu cầu đã đề ra. Ngoài ra, tổ chức cũng cần xác định các biện pháp kiểm soát cần áp dụng cho các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp.
Điều này bao gồm khả năng tài chính, chất lượng sản phẩm, năng lực kỹ thuật, năng lực sản xuất, uy tín, dịch vụ được cung cấp, chi phí,… Các tiêu chí có thể khác nhau đối với từng loại sản phẩm/dịch vụ khác nhau. Dựa trên các tiêu chí đó, sẽ lựa chọn những nhà cung cấp đủ năng lực, phù hợp với yêu cầu của tổ chức.
Ngoài việc đánh giá và phê duyệt ban đầu, tổ chức cũng cần thực hiện giám sát và đo lường hiệu suất của của các nhà cung cấp. Những điểm không phù hợp, nếu có trong sản phẩm/dịch vụ hoặc các vấn đề về hiệu suất sẽ được giải quyết trực tiếp với các nhà cung cấp bên ngoài. Việc cần làm là xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết.
Việc đánh giá lại nhà cung cấp cũng phải được thực hiện dựa trên kết quả thực tế. Điều này thường được thực hiện trong các cuộc thảo luận của ban quản lý hoặc có sự tham vấn của ban quản lý cấp cao. Mọi tài liên quan đến quá trình này phải được lưu giữ và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá cần phải được ghi lại.
8.4.2 Loại hình và mức độ kiểm soát
Mục 8.4.2 thuộc điều khoản 8.4 ISO 9001 tập trung vào việc thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp đối với nhà cung cấp. Điều khoản này yêu cầu tổ chức xác định các yếu tố quan trọng của sản phẩm/dịch vụ đã mua hoặc quy trình thuê ngoài đối với thiết kế, sản xuất và sản phẩm/dịch vụ cuối cùng. Những điều này có thể bao gồm chất lượng, khả năng bảo trì, độ tin cậy, độ bền, sự tuân thủ các tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật,… Dựa trên các yếu tố này, tổ chức cần thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp đối với nhà cung cấp bên ngoài và sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp.
Khi đã xác định được tất cả các tiêu chí, bước tiếp theo là xác định mức độ và tần suất kiểm soát cần thiết. Tổ chức có thể thực hiện việc đó khi nhận được sản phẩm/dịch vụ hoặc bất kỳ lúc nào trước khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ đó. Tần suất kiểm soát sẽ phụ thuộc vào mức độ rủi ro và tác động của sản phẩm/dịch vụ đối với chất lượng đầu ra cuối cùng của tổ chức.
8.4.3 Thông tin cho nhà cung cấp bên ngoài
Giao tiếp hiệu quả với nhà cung cấp là một phần trong việc duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Các nhà cung cấp đóng vai trò nguồn lực quan trọng, góp phần vào thành công của tổ chức. Do vậy, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với họ là điều vô cùng cần thiết. Mặt khác, tổ chức cũng cần đảm bảo nhận được sản phẩm/dịch vụ có chất lượng tốt nhất từ phía nhà cung cấp.
Để thống nhất quan điểm và đảm bảo hiệu quả trong quá trình hợp tác, tổ chức cần thiết lập quy trình giao tiếp rõ ràng và phù hợp. Quy trình này nên được ghi chép đầy đủ để làm bằng chứng cho các hoạt động giao tiếp và các biện pháp kiểm soát liên quan. Việc ghi chép đầy đủ sẽ giúp tổ chức tránh được những rủi ro tranh chấp hoặc đổ lỗi trong trường hợp nhà cung cấp không thực hiện đúng nghĩa vụ. Hoặc xảy ra sai sót mà không có bằng chứng cụ thể về các biện pháp kiểm soát đã được thực hiện.
Hầu hết các tổ chức đều quy định yêu cầu về giao tiếp với nhà cung cấp trong hợp đồng, thỏa thuận hoặc đơn đặt hàng. Tuy nhiên, tổ chức cũng có thể linh hoạt áp dụng các phương thức giao tiếp khác miễn là đảm bảo ghi chép đầy đủ nội dung trao đổi.
Để đánh giá hiệu quả việc thực hiện các biện pháp kiểm soát liên quan đến giao tiếp với nhà cung cấp, tổ chức có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp báo cáo về tiến độ công việc và kế hoạch kiểm tra. Ngoài ra, tổ chức cũng có thể tiến hành các buổi kiểm tra thực tế tại cơ sở sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp để đánh giá trực tiếp năng lực và quy trình hoạt động của họ.
Lợi ích của việc áp dụng điều khoản 8.4 ISO 9001
- Tiếp cận với thị trường mới, công nghệ mới: Việc hợp tác với các nhà cung cấp bên ngoài có thể giúp tổ chức tiếp cận các thị trường và công nghệ mới mà họ không thể tự mình phát triển hoặc khai thác. Điều này có thể giúp tổ chức mở rộng hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.
- Nâng cao hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức: Việc áp dụng điều khoản 8.4 ISO 9001 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, bao gồm việc thiết lập các quy trình, thủ tục và hướng dẫn nhà cung cấp rõ ràng. Điều này giúp nâng cao nhận thức về chất lượng trong toàn bộ tổ chức và khuyến khích nhân viên nỗ lực để cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
- Nâng cao khả năng thích ứng với thị trường: Việc hợp tác với các nhà cung cấp bên ngoài có thể giúp tổ chức linh hoạt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường. Các nhà cung cấp bên ngoài có thể cung cấp cho tổ chức các sản phẩm và dịch vụ mới một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về điều khoản 8.4 ISO 9001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai điều khoản này một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
