PDCA (Plan – Do – Check – Act) là chu trình cải tiến liên tục. Chu trình này hoàn toàn phù hợp với nội dung và yêu cầu mà tiêu chuẩn ISO 9001 đặt ra, vì vậy hiểu và áp dụng tốt PDCA sẽ giúp bạn làm chủ hệ thống quản lý chất lượng. Trong bài viết này, hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về quy trình PDCA trong ISO 9001.
PDCA là gì?
PDCA hay vòng tròn Deming được Tiến sĩ Walter Shewhart khởi xướng vào năm 1920 và được phổ biến bởi Edward Deming. Đây được xem là hai trong số những cha đẻ trong quản trị chất lượng hiện đại.
PDCA là quy trình quản lý 4 bước, với tên gọi được viết tắt từ 4 chữ cái:
- P (Plan – Lập kế hoạch): Là bước quan trọng nhất trong chu trình, hoạch định và lập kế hoạch cụ thể cho từng công việc. Việc lên kế hoạch bao gồm xác định các mục tiêu, chính sách dựa trên cơ hội và rủi ro
- D (Do – Thực hiện): Bước này xoay quanh việc triển khai và thực hiện các mục tiêu đã xác định ở bước trước.
- C (Check – Kiểm tra): Đây là bước theo dõi, thu thập và đánh giá hành động thực hiện. Đánh giá kết quả đạt được và kết quả theo kế hoạch đề ra, có khác biệt nào xảy ra hay không và tìm ra nguyên nhân khác biệt.
- A (Act – Hành động): Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp từ kết quả cơ sở dữ liệu từ bước trên.
Khi kết thúc một vòng tròn PDCA thì sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến theo một chu trình PDCA mới. Việc lặp đi lặp lại chu trình PDCA mang lại hiệu quả lâu dài cho tổ chức.
Quy trình PDCA trong ISO 9001:2015
Chu trình PDCA xây dựng trong tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng với nội dung cụ thể sau:
1. Kế hoạch (Plan)
Tổ chức nên kế hoạch cụ thể hàng năm để xác định chiến lược kinh doanh. Kế hoạch đó có thể bao gồm: tầm nhìn/ sứ mệnh của tổ chức, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, các bên quan tâm, chính sách,…
ISO 9001:2015 phản ánh yếu tố hoạch định chủ yếu qua 6 điều khoản sau:
- Điều khoản 4: Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
- Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo
- Điều khoản 6: Lập kế hoạch QMS
- Điều khoản 7: Quản lý nguồn tài nguyên QMS
- Điều khoản 7.5: Lập tài liệu QMS
- Điều khoản 8.1: Hoạch định việc tạo sản phẩm
2. Thực hiện (Do)
Khác với việc lập kế hoạch, bước thực hiện sẽ diễn ra thường xuyên hơn, có thể diễn ra theo chu kỳ hàng tháng. Sau khi hoàn thành bước thực hiện, tổ chức có được những dữ liệu ban đầu, tạo ra cơ sở dữ liệu để đo lường, so sánh và phân tích cho việc lên kế hoạch hằng năm.
Hầu hết bước thực hiện trong vòng tròn PDCA sẽ tập trung trong các yêu cầu trong điều khoản 8 – Tạo sản phẩm:
- Điều khoản 7.2: Năng lực và đào tạo
- Điều khoản 8: Thiết kế, phát triển, hiện thực hóa
- Điều khoản 8.4: Mua hàng
- Điều khoản 8.5: Cung cấp sản phẩm và dịch vụ
- Điều khoản 8.7: Ghi lại sản phẩm không phù hợp
3. Kiểm tra (Check)
Ở bước kiểm tra cần phải kiểm tra, phân tích, nghiên cứu các dữ liệu thô để khai thác sâu hơn, thành những thông tin có ích cho tổ chức. Việc kiểm tra dữ liệu liên tục giúp tổ chức có được những thông tin mới nhất về việc áp dụng quy trình PDCA, điểm mạnh cần phát huy, còn sai sót thì tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục chúng. Từ đó, đề xuất hành động cải tiến, nâng cao hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng trong quy trình PDCA.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có những quy trình kiểm tra khác nhau rõ ràng, được kiểm tra định kỳ hàng năm trong thời 3 năm chứng nhận có hiệu lực. Dưới đây là những yêu cầu thể hiện cụ thể nội dung kiểm tra trong chu trình PDCA trong tiêu chuẩn ISO 9001:
- Điều khoản 9.1: Theo dõi và đo lường
- Điều khoản 9.1.2: Sự hài lòng của khách hàng
- Điều khoản 9.1.3: Phân tích dữ liệu
- Điều khoản 9.2: Đánh giá nội bộ
- Điều khoản 9.3: Đánh giá của lãnh đạo
4.Hành động (Act)
Hành động là chìa khóa để tuân thủ ISO 9001. Hành động diễn ra kịp thời sẽ giúp thu hẹp khoảng cách của những khác biệt và kết quả mong đợi của tổ chức. Ngoài ra, nó còn có thể giúp ích cho quy trình PDCA mới bắt đầu.
ISO 9001:2015 quy định một số bước hành động rõ ràng, cụ thể như:
- Điều khoản 6.1: Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
- Điều khoản 6.3: Hoạch định các thay đổi
- Điều khoản 10.2: Hành động khắc phục
- Điều khoản 10.3: Cải tiến liên tục
Lợi ích của việc áp dụng Quy trình PDCA khi xây dựng QMS
Quy trình PDCA mang lại một số lợi ích sau cho tổ chức:
- Cải tiến liên tục: Bằng cách lặp đi lặp lại các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động, chu trình PDCA giúp các tổ chức liên tục nâng cao các quy trình và thủ tục.
- Định rõ mục tiêu và giải quyết vấn đề: Vòng tròn Deming yêu cầu tổ chức thiết lập rõ các mục tiêu và kế hoạch thực hiện chúng. Điều này giúp tăng cường sự tập trung và phát triển của tổ chức. Ngoài ra, PDCA hỗ trợ các tổ chức xác định và giải quyết vấn đề thông qua cách tiếp cận có cấu trúc.
- Tăng cường sự tham gia và giao tiếp hiệu quả trong nhóm: Quy trình PDCA trong ISO 9001:2015 khuyến khích sự tham gia, tinh thần đồng đội và hợp tác, cho phép nhân viên từ các phòng ban và chức vụ khác nhau làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung của tổ chức. Không những vậy, nó còn khuyến khích giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, cho phép chia sẻ thông tin, ý tưởng và phản hồi.
- Nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng: PDCA giúp tăng hiệu quả hoạt động khi các quy trình được cấu trúc, sắp xếp hợp lý và được cải thiện theo thời gian. Vòng tròn Deming trong ISO 9001 đảm bảo rằng tổ chức kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình, đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được tuân thủ và khách hàng nhận được sự đáp ứng tốt nhất.
Hướng dẫn áp dụng Quy trình PDCA trong ISO 9001
Bước 1: Lập kế hoạch
- Thu thập thông tin: Nghiên cứu và phân tích các dữ liệu liên quan đến hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, có thể từ phản hồi khách hàng, kết quả hoạt động, đánh giá hiệu suất,…
- Xác định mục tiêu: Tổ chức cần xác định rõ mục tiêu chất lượng mà muốn đạt được trong hệ thống quản lý chất lượng.
- Thiết lập kế hoạch: Xây dựng các kế hoạch hành động cụ thể trong từng giai đoạn đề hướng tới mục tiêu chung đã định ở trên.
Bước 2: Triển khai kế hoạch
Tổ chức thực hiện các hoạt động theo kế hoạch chi tiết đã lập, chia nhỏ thành nhiều giai đoạn và quy trình nhỏ phù hợp. Ngoài ra cũng cần đào tạo công nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo… về các quy trình mới, đảm bảo đủ kỹ năng thực hiện công việc.
Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu
Dữ liệu liên quan đến chu trình được thu thập và phân tích để đánh giá hiệu quả và tuân thủ yêu cầu.
- Kiểm tra kết quả: So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra, xác định những điểm mạnh và điểm yếu của quy trình hiện tại.
- Đánh giá hiệu quả: Đo lường và đánh giá các chỉ số hiệu quả đã đặt ra trong mục tiêu. Nếu như chưa đạt được so với kế hoạch thì tìm ra nguyên nhân cho vấn đề.
Bước 4: Đề xuất và triển khai biện pháp cải tiến
Dựa trên kết quả kiểm tra và đánh giá hiệu quả, tổ chức đề xuất các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng. Từ đó, các biện pháp cải tiến sẽ được triển khai và theo dõi để đảm bảo hiệu quả.
Bước 5: Xem xét và cải tiến cho quy trình PDCA
Tổ chức xem xét lại quy trình và kiểm tra hiệu quả của các biện pháp cải tiến đã triển khai. Nếu cần thiết, các điều chỉnh và cải tiến tiếp tục được thực hiện để đảm bảo quy trình hoạt động tốt hơn và đáp ứng yêu cầu chất lượng.
Khi kết thúc một vòng PDCA, thì đây là những dữ liệu và những bước điều chỉnh, cải tiến quý giá cho một chu trình PDCA mới bắt đầu. Điều này đem lại sự hiệu quả lâu dài cho hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
KẾT BÀI:
Hy vọng bài viết này của Intercert Việt Nam đã giúp ích cho bạn đọc tìm hiểu về quy trình PDCA trong ISO 9001. Nếu tổ chức của bạn đang gặp khó khăn trong việc áp dụng ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý chất lượng, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để được tư vấn qua địa chỉ sau:
- Công ty Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
