Tiêu chuẩn ISO 9001 có thể áp dụng được đối với mọi tổ chức, không phân biệt lĩnh vực và quy mô hoạt động. Tuy nhiên, có những điều kiện áp dụng theo ISO 9001:2015 để đảm bảo triển khai thành công Hệ thống quản lý chất lượng tại tổ chức. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu chi tiết các điều kiện áp dụng ISO 9001 trong bài viết dưới đây.
Dưới đây là 5 điều kiện doanh nghiệp cần thực đáp ứng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
CAM KẾT CỦA BAN LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP
Việc ban lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chính sách chất lượng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết trong các điều kiện áp dụng ISO 9001. Cam kết của ban lãnh đạo cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9001. Cam kết ở đây không chỉ đơn thuần là một tuyên bố mà sâu xa hơn là việc điều hành, chỉ đạo tạo nên một khung hướng dẫn, một tinh thần và văn hóa kiến tạo chung trong toàn tổ chức.
Điều kiện đem lại thành công khi áp dụng ISO 9001 không chỉ dừng lại ở sự cam kết của lãnh đạo. Điều quan trọng hơn nữa là cách họ thể hiện cam kết đó như thế nào, thông thường là qua việc phối hợp và thúc đẩy mọi người tham gia vào quá trình cải tiến liên tục.
Lãnh đạo cấp cao cần đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực để vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Các công việc như: thiết lập chính sách, xây dựng mục tiêu chất lượng, phân công trách nhiệm, quyền hạn…cần được thực hiện hiệu quả.
Có thể nói, ban lãnh đạo, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao không chỉ có trách nhiệm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt được kết quả mong đợi, mà còn cần hỗ trợ và khuyến khích sự tham gia của các thành viên trong tổ chức, thúc đẩy văn hóa cải tiến. Hiểu rộng hơn, lãnh đạo không chỉ là “đầu tàu” mà còn là người hướng dẫn, tạo điều kiện và khuyến khích mọi người tham gia vào việc xây dựng cũng như duy trì một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ, hiệu quả.
ĐẢM BẢO NGUỒN NHÂN LỰC
Điều kiện để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thành công thứ hai đến từ nguồn nhân lực. Cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng nhân sự và năng lực của nhân viên sự tại tất cả các cấp hoặc vị trí của tổ chức mình.
Đội ngũ nhân sự cần có đủ nhận thức và năng lực bởi nhân viên sẽ là những người tham gia thực hiện các quy trình và chịu trách nhiệm cho hiệu quả công việc. Vì vậy, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của Hệ thống quản lý chất lượng cũng như quyết định tới mức độ tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
Để đáp ứng điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 này, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình tuyển dụng hợp lý, bổ nhiệm nhân sự với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm vào vị trí thích hợp. Ngoài ra, cần tập trung vào hoạt động đào tạo, hỗ trợ và khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong tổ chức, đóng góp vào việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.
Bên cạnh đó, các thành viên cũng cần có ý thức tự nâng cao nhận thức, năng lực và chuyên môn của mình. Doanh nghiệp có thể dành ra một khoản thưởng xứng đáng cho những nhân viên có ý chí phấn đấu trong công việc. Doanh nghiệp có thể tổ chức thêm các hoạt động tập thể để củng cố tinh thần đoàn kết giữa các thành viên.
Sự hiểu biết và tham gia tích cực của mọi người là điều kiện đóng góp đáng kể vào thành công của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Doanh nghiệp nên tìm cách đảm bảo rằng mọi người đều đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc năng suất, hiệu quả.
CÔNG NGHỆ, TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI
Điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp tiếp theo nằm ở công nghệ và thiết bị. Đây là một yếu tố không thể thiếu để xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng, đặc biệt là trong thời đại 4.0.
Để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần sở hữu công nghệ và các thiết bị có khả năng hoạt động tốt nhất. Nếu không đảm bảo điều kiện này, tổ chức sẽ gặp khó khăn trong việc vận hành hệ thống sản xuất, từ đó ảnh hưởng tới khả năng tạo ra sản phẩm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Công nghệ và thiết bị được xem là tài nguyên quan trọng, giữ vai trò không kém phần quan trọng so với hai điều kiện áp dụng bên trên, giúp cho việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng trở nên dễ dàng hơn.
Để đáp ứng điều kiện này, doanh nghiệp phải tập trung đầu tư các trang thiết bị cần thiết, thực hiện bảo trì và bảo dưỡng máy móc định kỳ. Điều này giúp duy trì năng suất liên tục cho dây chuyền sản xuất, đảm bảo hiệu suất tối ưu của công nghệ và thiết bị. Qua đó, tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt nhất có thể.
ÁP DỤNG QMS PHÙ HỢP VỚI QUY MÔ CỦA DOANH NGHIỆP
Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 tiếp theo là xây dựng một Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Tuy Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với mọi tổ chức, nhưng cách triển khai và áp dụng của nó có thể khác biệt, tùy theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Với các tổ chức có quy mô nhỏ, việc quan trọng là thiết lập các quy trình linh hoạt, tránh thủ tục rườm rà, tập trung vào những quy trình cốt lõi quan trọng nhất. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành hệ thống hiệu quả mà không cần theo đuổi những mục tiêu quá nặng nề và không cần thiết.
Đối với các tổ chức có quy mô lớn, như các tập đoàn lớn, cần phải hoạch định mô hình quản lý rõ ràng theo các quá trình. Doanh nghiệp cần tập trung vào việc phân tầng và xác định rõ ràng phạm vi của từng quy trình. Điều này giúp tạo ra sự trao đổi hợp lý giữa các phòng ban, thể hiện mối liên kết và tương trợ giữa các quy trình. Từ đó, mang lại hiệu quả tổng thể cho doanh nghiệp.
LỰA CHỌN TỔ CHỨC TƯ VẤN ĐỦ NĂNG LỰC VÀ KINH NGHIỆM
Để áp dụng ISO 9001 một cách thành công, điều kiện cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là tìm kiếm và lựa chọn một tổ chức tư vấn ISO 9001 có đủ năng lực và kinh nghiệm. Mặc dù việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng không nhất thiết phải nhờ đến đơn vị tư vấn, nhưng sự hỗ trợ từ một đối tác có chuyên môn và kinh nghiệm có thể hỗ trợ quá trình áp dụng ISO 9001 dễ dàng hơn.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và thực hiện áp dụng nếu tổ chức có nguồn lực nội bộ đủ khả năng tự thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, cũng cần hiểu rằng việc triển khai nội bộ có thể sẽ gặp một số khó khăn. Người được giao trách nhiệm chưa chắc đã đảm bảo cả 2 hai yếu tố là kiến thức và kinh nghiệm tốt. Do đó, có thể dẫn đến những trở ngại khi đối mặt với các tình huống phức tạp hoặc có thể gây chậm trễ trong tiến độ triển khai.
Trường hợp tổ chức không có đủ nguồn lực nội bộ để đáp ứng yêu cầu, việc thuê một đối tác tư vấn ISO 9001 uy tín là một lựa chọn hợp lý. Khi đó, kiến thức và kinh nghiệm của đơn vị tư vấn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và triển khai Hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức. Các chuyên gia tư vấn có thể hỗ trợ công ty xây dựng hệ thống quản lý chất lượng một cách phù hợp và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ những yêu cầu tiêu chuẩn.
Vì vậy, nên tìm kiếm và lựa chọn đối tác tư vấn phù hợp để đảm bảo áp dụng ISO 9001 sự thành công. Việc doanh nghiệp nên làm ở đây là tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng các tiêu chí nhằm chọn ra đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, uy tín và phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Bài viết trên đây cung cấp những thông tin về điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Khi đảm bảo các yêu cầu trên đồng nghĩa là doanh nghiệp đủ điều kiện đánh giá ISO 9001. Hy vọng thông tin trên có thể cung cấp sự hiểu biết về các điều kiện áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt nam để được tư vấn cụ thể hơn.
>>>> Tổng hợp các yêu cầu của bộ Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sale@intercertvietnam.com
