Nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ về quy trình đánh giá chứng nhận GRS để đạt được Tiêu chuẩn Tái chế Toàn cầu (Global Recycled Standard). Làm thế nào để chuẩn bị hiệu quả? Những bước đi nào là cần thiết? Bài viết này của Intercert Việt Nam sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về quy trình chứng nhận GRS, từ việc chuẩn bị ban đầu cho đến khi nhận được chứng chỉ và duy trì nó.
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn GRS và đánh giá mức độ sẵn sàng
Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần nắm rõ bản chất của Tiêu chuẩn Tái chế Toàn cầu (Global Recycled Standard) và tự đánh giá xem doanh nghiệp mình đã sẵn sàng đến mức nào. Giống như việc lên kế hoạch cho một chuyến đi dài, bạn cần biết điểm đến là gì và mình đang ở đâu.
1. Nghiên cứu Tiêu chuẩn GRS
GRS được phát triển bởi Textile Exchange, và là một tiêu chuẩn toàn diện, bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau:
- Hàm lượng tái chế: Sản phẩm phải chứa tối thiểu 20% vật liệu tái chế (pre-consumer hoặc post-consumer). Bạn cần hiểu rõ định nghĩa và cách tính toán tỷ lệ này.
- Chuỗi hành trình sản phẩm (Chain of Custody – CoC): Hệ thống này đảm bảo tính toàn vẹn của vật liệu tái chế từ nguồn cung cấp đến sản phẩm cuối cùng. Nó bao gồm các yêu cầu về nhận dạng, tách biệt, theo dõi và ghi nhép vật liệu.
- Yêu cầu về môi trường: GRS đặt ra các tiêu chí về quản lý nước, năng lượng, hóa chất (có danh sách các chất bị hạn chế – RSL), và chất thải.
- Yêu cầu về xã hội: Tiêu chuẩn này bao gồm các quy định về lao động công bằng, an toàn vệ sinh lao động, không lao động trẻ em hay lao động cưỡng bức.
Doanh nghiệp nên tải bản Tiêu chuẩn GRS PDF mới nhất từ trang web của Textile Exchange và nghiên cứu kỹ lưỡng.
2. Đánh giá nội bộ sơ bộ
Sau khi hiểu tiêu chuẩn, hãy tiến hành tự đánh giá các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp so với các yêu cầu của GRS. Hãy xem xét:
- Nguồn gốc vật liệu: Doanh nghiệp có đang sử dụng vật liệu tái chế không? Tỷ lệ là bao nhiêu và nguồn gốc có được xác minh rõ ràng không?
- Hệ thống quản lý CoC: Các quy trình hiện tại có đủ chặt chẽ để đảm bảo không có sự pha trộn giữa vật liệu tái chế và không tái chế không?
- Thực hành môi trường: Các quy trình quản lý nước, năng lượng, hóa chất và chất thải của chúng ta có đáp ứng các tiêu chí của GRS không?
- Chính sách lao động: Doanh nghiệp có tuân thủ đầy đủ các quy định về quyền lợi người lao động, giờ làm, tiền lương và an toàn lao động không?
Việc tự đánh giá này giúp xác định những điểm mạnh hiện có và những lĩnh vực cần cải thiện, từ đó xây dựng kế hoạch chuẩn bị cụ thể cho quy trình chứng nhận GRS.
Bước 2: Lựa chọn tổ chức chứng nhận GRS và đăng ký
Khi doanh nghiệp đã tự tin về mức độ sẵn sàng, bước tiếp theo trong quy trình đánh giá chứng nhận GRS là lựa chọn một tổ chức chứng nhận và tiến hành đăng ký. Đây là bước chính thức để bắt đầu quá trình đánh giá bởi bên thứ ba.
1. Lựa chọn Tổ chức Chứng nhận GRS
GRS là một tiêu chuẩn của bên thứ ba, có nghĩa là việc đánh giá và cấp chứng nhận phải được thực hiện bởi một tổ chức độc lập, được Textile Exchange công nhận. Có nhiều tổ chức chứng nhận uy tín trên toàn cầu cung cấp dịch vụ này. Khi lựa chọn, bạn nên xem xét các yếu tố sau:
- Sự công nhận: Đảm bảo tổ chức đó được Textile Exchange công nhận là có thẩm quyền đánh giá GRS. Bạn có thể kiểm tra danh sách các tổ chức được công nhận trên trang web của Textile Exchange.
- Kinh nghiệm và chuyên môn: Ưu tiên các tổ chức có kinh nghiệm trong ngành của bạn và hiểu rõ về các quy trình sản xuất đặc thù.
- Chi phí và thời gian: So sánh báo giá và thời gian dự kiến hoàn thành quy trình chứng nhận GRS từ nhiều tổ chức khác nhau.
2. Quy trình đăng ký chứng nhận GRS
Sau khi đã chọn được tổ chức chứng nhận, bạn sẽ tiến hành đăng ký. Quy trình này thường bao gồm:
- Điền đơn đăng ký: Cung cấp thông tin cơ bản về doanh nghiệp, phạm vi chứng nhận mong muốn (sản phẩm, quy trình, địa điểm), và các chi tiết liên quan đến hoạt động tái chế.
- Gửi tài liệu ban đầu: Cung cấp các tài liệu cơ bản như giấy phép kinh doanh, sơ đồ tổ chức, và có thể là một số hồ sơ sơ bộ về chuỗi cung ứng vật liệu tái chế.
- Ký hợp đồng dịch vụ: Thỏa thuận về các điều khoản, chi phí và lịch trình đánh giá với tổ chức chứng nhận.
Việc hoàn thành bước này một cách chính xác sẽ tạo tiền đề tốt cho các giai đoạn tiếp theo của quy trình chứng nhận GRS.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ & hệ thống theo yêu cầu GRS
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình đánh giá chứng nhận GRS, đòi hỏi sự tỉ mỉ và phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Doanh nghiệp cần xây dựng và tài liệu hóa một hệ thống quản lý toàn diện để đáp ứng mọi yêu cầu của GRS.
1. Thiết lập Hệ thống quản lý Chuỗi hành trình sản phẩm (CoC)
Đây là phần mà kiểm toán viên sẽ đi sâu vào nhất. Bạn cần:
- Xây dựng quy trình CoC chi tiết: Từ việc tiếp nhận vật liệu tái chế, nhận dạng, lưu kho, xử lý trong sản xuất, đến đóng gói và vận chuyển sản phẩm GRS.
- Hệ thống cân bằng khối lượng (Mass Balance System): Thiết lập một hệ thống ghi chép và đối chiếu lượng vật liệu tái chế đầu vào với lượng sản phẩm GRS đầu ra. Điều này yêu cầu lưu trữ các hồ sơ như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập/xuất kho, biên bản sản xuất, và báo cáo tổng hợp.
- Quản lý nhà cung cấp: Yêu cầu các nhà cung cấp vật liệu tái chế cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc và hàm lượng tái chế (ví dụ: chứng chỉ giao dịch – TC từ các nhà cung cấp được chứng nhận GRS).
- Kiểm soát pha trộn: Đảm bảo có các biện pháp vật lý hoặc quy trình rõ ràng để ngăn chặn vật liệu tái chế bị pha trộn với vật liệu không tái chế.
2. Xây dựng Hệ thống Quản lý Môi trường
- Tài liệu về quản lý nước: Hồ sơ tiêu thụ nước, quy trình xử lý nước thải, và kết quả kiểm tra chất lượng nước.
- Tài liệu về quản lý năng lượng: Hồ sơ tiêu thụ năng lượng, các biện pháp tiết kiệm và sử dụng năng lượng tái tạo.
- Tài liệu về quản lý hóa chất: Danh sách hóa chất sử dụng, bảng dữ liệu an toàn (SDS/MSDS), bằng chứng tuân thủ danh sách hóa chất hạn chế (RSL) của GRS.
- Tài liệu về quản lý chất thải: Hồ sơ về việc giảm thiểu, tái chế và xử lý chất thải rắn, bao gồm cả chất thải nguy hại.
3. Phát triển Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội
- Hồ sơ nhân sự: Hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ chấm công, bằng chứng về tuổi lao động.
- Chính sách và quy trình: Các chính sách về sức khỏe và an toàn lao động, không lao động trẻ em/cưỡng bức, không phân biệt đối xử, và quyền tự do hiệp hội.
- Biên bản đào tạo: Chứng minh nhân viên đã được đào tạo về các quy định xã hội và an toàn.
- Cơ chế khiếu nại: Bằng chứng về việc có một kênh tiếp nhận và xử lý khiếu nại của người lao động.
4. Đào tạo nhân viên
Tất cả nhân viên liên quan đến chuỗi cung ứng GRS cần được đào tạo kỹ lưỡng về các yêu cầu của tiêu chuẩn và vai trò của họ trong việc duy trì tuân thủ.
Bước 4: Đánh giá tại chỗ
Đây là giai đoạn cốt lõi của quy trình chứng nhận GRS, nơi kiểm toán viên từ tổ chức chứng nhận sẽ đến cơ sở của doanh nghiệp để xác minh sự tuân thủ thực tế.
1. Lập kế hoạch đánh giá GRS
Tổ chức chứng nhận GRS sẽ phối hợp với doanh nghiệp để thống nhất lịch trình và phạm vi của cuộc đánh giá. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng mọi tài liệu và quy trình để kiểm toán viên có thể dễ dàng tiếp cận.
2. Tiến hành đánh giá
- Xem xét tài liệu và hồ sơ: Họ sẽ kiểm tra tất cả các tài liệu đã chuẩn bị ở Bước 3, đối chiếu dữ liệu giữa các hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
- Phỏng vấn nhân viên: Kiểm toán viên sẽ phỏng vấn ngẫu nhiên các nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau (từ quản lý đến công nhân sản xuất) để đánh giá mức độ hiểu biết và tuân thủ các quy trình GRS, đặc biệt là về CoC, an toàn và các quyền lợi lao động.
- Quan sát quy trình sản xuất: Họ sẽ đi tham quan nhà máy, quan sát trực tiếp các hoạt động sản xuất, cách vật liệu tái chế được tiếp nhận, lưu trữ, xử lý và vận chuyển để xác minh rằng các quy trình trên giấy tờ được thực hiện đúng trong thực tế.
- Kiểm tra điều kiện môi trường và xã hội: Kiểm toán viên sẽ đánh giá các biện pháp quản lý nước, năng lượng, hóa chất, chất thải và điều kiện làm việc (an toàn, vệ sinh, phúc lợi xã hội).
- Kiểm tra cân bằng khối lượng: Đây là phần quan trọng nhất, kiểm toán viên sẽ đối chiếu dữ liệu đầu vào và đầu ra để đảm bảo hàm lượng tái chế được tuyên bố là chính xác.
3. Báo cáo phát hiện
Sau cuộc đánh giá, kiểm toán viên sẽ lập báo cáo các điểm không phù hợp (Non-Conformities – NCs), nếu có. Các NCs có thể là nhỏ (Minor NCs) hoặc lớn (Major NCs), tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai sót.
Bước 5: Khắc phục các điểm không phù hợp và cấp chứng nhận
Sau khi nhận được báo cáo, doanh nghiệp cần khẩn trương thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết các điểm không phù hợp đã được nêu. Đây là bước quyết định để hoàn tất quy trình chứng nhận GRS.
1. Lập kế hoạch hành động khắc phục
Doanh nghiệp phải phân tích nguyên nhân gốc rễ của từng điểm không phù hợp và lập kế hoạch hành động khắc phục chi tiết, bao gồm:
- Mô tả hành động: Các bước cụ thể sẽ được thực hiện để giải quyết NC.
- Người chịu trách nhiệm: Ai sẽ thực hiện hành động này.
- Thời hạn hoàn thành: Thời gian cụ thể để khắc phục.
- Bằng chứng khắc phục: Các tài liệu, hình ảnh, hoặc hồ sơ chứng minh rằng vấn đề đã được giải quyết.
Đối với các Major NCs, tổ chức chứng nhận có thể yêu cầu một cuộc đánh giá bổ sung (follow-up audit) để xác minh việc khắc phục. Đối với Minor NCs, bằng chứng khắc phục có thể được gửi qua tài liệu.
2. Gửi bằng chứng khắc phục
Sau khi hoàn thành các hành động, doanh nghiệp phải gửi bằng chứng về việc khắc phục cho tổ chức chứng nhận để họ xem xét.
3. Quyết định cấp chứng nhận GRS
Khi tổ chức chứng nhận đã xác minh rằng tất cả các điểm không phù hợp đã được khắc phục thỏa đáng và doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của GRS, họ sẽ cấp Chứng chỉ Phạm vi (Scope Certificate – SC).
- Chứng chỉ Phạm vi (SC): Đây là chứng chỉ chính thức xác nhận doanh nghiệp và các sản phẩm/quy trình của bạn đã được chứng nhận GRS. Chứng chỉ này thường có hiệu lực trong vòng một năm.
- Chứng chỉ Giao dịch (Transaction Certificate – TC): Sau khi có SC, mỗi khi bạn bán hoặc vận chuyển một lô hàng sản phẩm được chứng nhận GRS, bạn sẽ cần yêu cầu tổ chức chứng nhận cấp một TC cho lô hàng đó. TC này là bằng chứng truy xuất nguồn gốc cho khách hàng của bạn và xác nhận lô hàng cụ thể đó tuân thủ GRS.
—————————————————————————————————-
Hiểu rõ quy trình đánh giá chứng nhận GRS là chìa khóa để doanh nghiệp bạn tự tin bước vào hành trình đạt được chứng nhận Global Recycled Standard. Liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu chứng nhận GRS.
