Xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 là một trong 6 thủ tục, quy trình bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu những thông tin về quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 trong bài viết dưới đây.
LÝ DO XÂY DỰNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ THEO ISO 9001:2015
Việc xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, đảm bảo nguồn gốc thông tin, phục vụ cho quá trình hoạt động của tổ chức. Dưới đây là một vài lý do chính
- Đáp ứng yêu cầu của ISO 9001:2015: Thiết lập quy trình kiểm soát hồ sơ là một trong những yêu cầu bắt buộc khi tổ chức, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các yêu cầu về thông tin dạng văn bản được trình bày cụ thể trong Điều 7.5 của tiêu chuẩn ISO 9001. Nói về yêu cầu của ISO 9001 về thông tin dạng văn bản, việc tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản bao gồm nhận dạng, định dạng thích hợp, xem xét và phê duyệt thông tin dạng văn bản. Đồng thời còn có những yêu cầu về kiểm soát hồ sơ. Trong đó tập trung vào tính sẵn có và tính phù hợp trong việc phân phối, truy cập, truy xuất, sử dụng, lưu trữ, bảo quản hồ sơ.
- Xây dựng bằng chứng về sự tuân thủ của tổ chức: Quy trình kiểm soát hồ sơ đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp đều được lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất các thông tin cần thiết đồng thời cung cấp các bằng chứng thiết thực khi bị đề cập đến những sai lỗi, vướng mắc.
- Cung cấp dữ liệu để cải tiến các quy trình khác: Quy trình kiểm soát hồ sơ đảm bảo rằng thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức đều được thu thập một cách chính xác và đầy đủ. Hồ sơ được lưu trữ một cách hệ thống và khoa học giúp thu thập dữ liệu chính xác và đầy đủ về các hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào những hồ sơ được lưu trữ, doanh nghiệp có căn cứ cụ thể để đưa ra những quyết định dễ dàng hơn.
- Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định một cách chính xác: Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 bao gồm việc lưu trữ một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và cập nhật của thông tin. Hồ sơ ISO 9001 ghi chép lại các số liệu thống kê, báo cáo đánh giá, kết quả kiểm tra nội bộ và phản hồi từ khách hàng. Từ đó Ban lãnh đạo có thể ra quyết định một cách chính xác và dễ dàng hơn.
MỘT SỐ HỒ SƠ CẦN KIỂM SOÁT
- Hồ sơ đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng: Tập hợp các tài liệu ghi chép lại quá trình, kết quả và bằng chứng thu thập được trong đợt đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9001.
- Hồ sơ về xem xét của Ban ISO: Tập hợp các tài liệu ghi chép lại quá trình, kết quả và bằng chứng thu thập được trong đợt đánh giá nội bộ.
- Hồ sơ về việc giải quyết rủi ro và cơ hội: Hồ sơ bao gồm các tài liệu như Danh sách rủi ro, cơ hội; Phân tích rủi ro, cơ hội; Xác định các biện pháp xử lý; Phân công nhiệm vụ; Theo dõi và đánh giá hiệu quả.
- Hồ sơ liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính: Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu cụ thể về việc lập hồ sơ liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và tuân thủ quy định, tổ chức nên lập hồ sơ cho các hoạt động này. Hồ sơ này có thể bao gồm các nội dung như Biểu mẫu; Quy trình giải quyết thủ tục hành chính; Báo cáo…
- Hồ sơ liên quan đến các hoạt động khắc phục, cải tiến: Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như Báo cáo sự không phù hợp; Xác định và thực hiện biện pháp khắc phục; Đánh giá hoạt động cải tiến…
- Hồ sơ liên quan đến đào tạo, năng lực: Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như Chương trình đào tạo; Quy trình thực hiện đào tạo; Đánh giá hiệu quả đào tạo…
- Hồ sơ về quản lý tài sản, trang thiết bị: Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như Danh mục tài sản, trang thiết bị; Quy trình quản lý tài sản, trang thiết bị…
- Hồ sơ về giải quyết đầu ra không phù hợp: Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như Quy trình xử lý đầu ra; Báo cáo xử lý đầu ra không phù hợp…
- Hồ sơ về giải quyết các khiếu nại: Hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như Quy trình tiếp nhận khiếu nại; Quá trình xử lý khiếu nại; Báo cáo kết quả xử lý khiếu nại…
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015
Bước 1: Tổng hợp hồ sơ hiện có
Doanh nghiệp tiến hành thu thập các hồ sơ được tạo ra trong quá trình thực hiện các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc…
Hồ sơ được thu thập theo ngày, theo tuần, theo tháng, quý, năm hoặc theo nội dung công việc, theo khách hàng, theo đối tượng quản lý.
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự, trình tự hợp lý, khoa học
- Đối với những Hồ sơ được thu thập theo ngày, tuần: Có thể sắp xếp mỗi loại hồ sơ vào trong một bìa riêng hoặc tệp, theo thứ tự ngày tháng. Ngoài bìa có thể nhận dạng bằng tên, khoảng thời gian thu thập hồ sơ…Nhân viên phụ trách lưu trữ hồ sơ sẽ tập hợp hồ sơ lại để kiểm tra số lượng vào một thời điểm nhất định.
- Đối với Hồ sơ thu thập theo tháng, quý, năm: Có thể lưu trữ vào thư mục trên máy tính hoặc dữ liệu đám mây. Phân loại tài liệu theo tháng, quý, năm để phân biệt.
- Đối với Hồ sơ thu thập theo nội dung công việc, khách hàng, đối tượng quản lý: Lưu trữ các tài liệu trên theo thời gian, mỗi đối tượng cần có 1 thư mục riêng để phân biệt. Doanh nghiệp nên lưu trữ trên máy tính hoặc dữ liệu đám mây, nhằm lưu trữ an toàn cũng như giúp nội bộ doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, tìm kiếm khi cần
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ
Có thể lưu trữ hồ sơ trên máy tính, dữ liệu đám mây, internet, giấy tờ văn kiện, bao bìa…Có thể sử dụng các nhãn tên, ký tự nhất định để đặt tên các hồ sơ lưu trữ, hỗ trợ cho việc tìm kiếm, kiểm soát hồ sơ.
Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ theo đúng nguyên tắc, đảm bảo cẩn thận đối với các tài liệu là giấy nên được bảo quản phù hợp, đối với các tài liệu trên máy tính cần bảo mật tốt, tránh để lộ thông tin.
Bước 4: Sử dụng hồ sơ
Nhân viên cần được hướng dẫn cách thức sử dụng hồ sơ một cách hiệu quả bao gồm cả việc truy xuất, phân bố tới các phòng, ban, cá nhân và thu hồi tài liệu.
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hồ sơ luôn được cập nhật và có tính chính xác cao. Cùng với đó, doanh nghiệp phải có quy trình sử dụng hồ sơ và yêu cầu thực hiện nghiêm túc, đồng thời cần có quy định về việc lưu trữ hồ sơ sau khi sử dụng.
Bước 5: Bảo quản hồ sơ
- Đối với tài liệu là giấy: Để ở nơi khô ráo, xếp trong tủ, kệ để tránh hư hỏng, mất mát. Các tài liệu cần được sắp xếp gọn gàng, có thứ tự cụ thể.
- Đối với các tài liệu trên máy tính, dữ liệu đám mây…: Đối với các tài liệu quan trọng hoạch dùng làm bằng chứng thì cần phải được bảo mật cẩn thận
Nhân viên quản lý hồ sơ có trách nhiệm sắp xếp hồ sơ đúng nơi quy định, kiểm tra, theo dõi việc mượn, trả hồ sơ giữa các phòng ban, cá nhân.
Bước 6: Hủy bỏ hồ sơ không cần thiết
Khi hết hạn lưu trữ, các phòng ban cần tiến hành kiểm tra và hủy bỏ đối với các hồ sơ bình thường. Đối với hồ sơ mật, trước khi tiến hành hủy bỏ cần có sự phê duyệt của Ban lãnh đạo.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về Quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp sẽ có thêm những thông tin hữu ích, phục vụ cho xây dựng và thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ của mình. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn thêm.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
